Mise en concurrence du syndic : préparer le renouvellement

Mettre le syndic en concurrence consiste à comparer plusieurs projets de contrat avant que l’assemblée générale se prononce sur sa désignation. Le conseil syndical prépare cette comparaison ; les copropriétaires choisissent. La démarche peut conduire à conserver le syndic en place avec des engagements mieux définis ou à en retenir un autre.

Pour la désignation ou le renouvellement d’un syndic professionnel, le conseil syndical doit mettre en concurrence plusieurs projets de contrat, sauf dispense ou absence de conseil syndical. Service Public précise cette obligation ; les exceptions sont détaillées ci-dessous.

Pour préparer votre dossier d’AG : accédez à la grille gratuite en Word et PDF, à remplir par le conseil puis à remettre aux copropriétaires.

Dans cet article

• Obligation et calendrier
• Dossier commun à envoyer aux candidats
• Charge du gestionnaire
• Réactivité des échanges
• Comparaison et téléchargements
• Avis du conseil
• Vote et transition

Après le contrôle des comptes, vous disposez déjà de questions concrètes : quelles dépenses ont été difficiles à expliquer ? Quels dossiers ont manqué de suivi ? Transformez ces constats en critères communs à tous les candidats.

1. Partir du contrat et de sa date de fin

Retrouvez le contrat en cours, ses dates et le procès-verbal de désignation. Un renouvellement suppose un nouveau contrat approuvé en AG : il ne faut pas le traiter comme une simple reconduction administrative.

L’ANIL détaille les règles de désignation du syndic. La mise en concurrence connaît des exceptions : absence de conseil syndical ou dispense votée à la majorité absolue par l’assemblée générale annuelle précédente. Vérifiez le procès-verbal avant de considérer qu’une dispense existe. Tout copropriétaire peut également proposer un candidat.

Conseil d’organisation : fixez avec le syndic une date de remise des candidatures suffisamment en amont de l’envoi des convocations. Prévoyez du temps pour les visites, les réponses et les contrats corrigés. Ce temps de préparation est une recommandation pratique, pas un délai légal uniforme.

En cas de changement en fin de mandat, la fiche Service Public situe l’AG dans les trois mois précédant la fin du contrat. Elle doit être convoquée et tenue avant son expiration. La prise d’effet du nouveau contrat intervient au plus tôt un jour franc après l’AG : faites vérifier les dates proposées pour organiser la continuité de gestion. Ces repères concernent le changement en fin de mandat, pas une résiliation anticipée.

2. Envoyer le même dossier aux candidats

Rédigez une page présentant l’immeuble : nombre de lots, équipements collectifs, présence de personnel, principaux contrats et travaux déjà décidés. Ajoutez les difficultés de suivi que vous souhaitez résoudre, en restant factuel.

Sollicitez plusieurs cabinets, y compris le syndic actuel si son renouvellement est envisagé. Demandez à chacun un projet de contrat complet et sa fiche d’information sur les prix et prestations, comme le prévoit la procédure présentée par Service Public.

Pour chaque cabinet professionnel, demandez aussi les justificatifs de carte professionnelle, garantie financière et assurance responsabilité civile professionnelle, dont les exigences sont rappelées par Service Public.

Posez les mêmes questions à tous :

• Qui sera notre gestionnaire, combien de lots et de copropriétés suit-il déjà, et qui prendra le relais pendant ses absences ?
• Quels délais de réponse proposez-vous pour les demandes courantes et quel circuit est prévu pour les urgences ?
• Quelles visites de l’immeuble sont prévues, avec quelle restitution ?
• Comment seront suivies les demandes du conseil et les décisions d’AG ?
• Quelles conditions horaires et quelle durée sont prévues pour l’assemblée ?
• Comment organiserez-vous la reprise des dossiers si vous êtes choisi ?

Une réponse orale intéressante mérite une confirmation écrite. Si un engagement compte dans votre choix, demandez comment il sera formalisé.

Combien de lots le gestionnaire suit-il réellement ?

Le nombre de lots en gestion par gestionnaire doit faire partie des questions de sélection. Demandez le portefeuille actuel de la personne qui suivra votre immeuble, puis sa charge prévue après votre arrivée : nombre de copropriétés et de lots principaux, en distinguant les logements et commerces des caves et parkings. Précisez si cette personne travaille à temps plein sur ce portefeuille ou partage son temps avec d’autres missions.

Le chiffre mérite une explication : quels renforts apporte le cabinet pour la comptabilité, l’assistance et le suivi technique ? Qui remplace le gestionnaire lorsqu’il est absent ? Comment sont absorbés les dossiers de travaux importants ? Un nombre de lots isolé ne décrit ni la complexité des immeubles ni les moyens de l’équipe. Nous ne proposons donc pas de seuil universel de « bon » portefeuille.

Consignez la réponse et sa date dans le comparatif. Si le cabinet ne désigne pas encore de gestionnaire, notez cette incertitude et demandez quand son affectation sera confirmée. Une promesse générale de disponibilité doit pouvoir être expliquée par une organisation concrète.

Réactivité : demander plus qu’un accusé de réception

Un message reçu, une réponse utile et un problème résolu sont trois étapes différentes. Demandez quel délai le candidat propose pour chacune : accusé de réception, première réponse indiquant la suite donnée, puis point d’avancement si le dossier reste ouvert. Le délai de résolution dépend parfois d’un prestataire ou d’une décision ; cela ne dispense pas de tenir le conseil informé.

Faites préciser le canal à utiliser pour les demandes courantes, la personne responsable du suivi, le circuit d’urgence et l’interlocuteur à solliciter en cas de silence. Demandez aussi si les échanges restent accessibles lorsqu’un gestionnaire change. Les délais évoqués ici sont des engagements de service à discuter avec le cabinet, pas des délais légaux généraux.

Pour apprécier les réponses, partez d’une situation précise : « Une fuite a été signalée, le prestataire doit intervenir ; qui nous informe de la date et qui relance si personne ne vient ? » Demandez comment ce dossier serait suivi jusqu’à sa clôture. Pendant la consultation, observez également si les candidats répondent aux questions posées et respectent leurs propres dates de retour, sans en faire une garantie de leur service futur.

3. Comparer le prix et le service sur la même base

L’ANIL distingue la rémunération forfaitaire de gestion courante, les prestations particulières pouvant donner lieu à un supplément et les honoraires sur travaux votés par l’assemblée. Comparez ces rubriques séparément, puis regardez ce qu’elles signifient pour votre immeuble.

Vous pouvez télécharger la grille Word de comparaison des syndics, à compléter par le conseil puis à remettre aux copropriétaires pour préparer leur choix en AG. Elle comprend les moyens de l’équipe, le suivi des échanges et une synthèse des offres.

La grille est aussi disponible en PDF pour consultation ou impression. Vous trouverez aussi des modèles de procès-verbaux du conseil syndical pour garder une trace de vos réunions.

Voici une grille à copier dans votre document de travail. Comme dans les téléchargements, les trois colonnes correspondent aux offres candidates, dont celle du syndic actuel s’il se représente. Remplacez « Offre 1 », « Offre 2 » et « Offre 3 » par les noms des cabinets ; ajoutez des colonnes si nécessaire.

Inscrivez « non précisé » lorsqu’une information manque. Un blanc ne signifie ni gratuité ni prestation incluse.

Par exemple, si votre AG se tient habituellement en soirée, demandez comment cette situation est traitée dans chaque contrat. Un forfait moins élevé ne suffit pas à départager les offres si leurs conditions de tenue de l’assemblée diffèrent. N’ajoutez au comparatif que des coûts identifiés, avec leurs hypothèses ; évitez de transformer une dépense possible en coût annuel certain.

4. Rendre un avis que les copropriétaires peuvent vérifier

Présentez les offres reçues, les critères utilisés, les réponses manquantes et les raisons de votre préférence. Séparez le constat de l’appréciation : « aucun compte rendu de visite prévu dans le projet reçu » est vérifiable ; « cabinet peu sérieux » ne l’est pas.

Selon l’ANIL, l’avis du conseil, lorsqu’il est établi, doit être joint à la convocation, comme les projets de contrat. Finalisez-le avant l’envoi ; le document remis aux copropriétaires pour l’AG facilite ensuite la lecture et la comparaison.

Votre synthèse peut tenir en trois paragraphes : les besoins prioritaires de l’immeuble, les différences entre candidats, puis l’avis motivé du conseil. Le prix conserve sa place, aux côtés du suivi attendu et de la clarté du contrat.

5. Préparer le vote et la suite

Pour demander l’inscription d’un nouveau syndic à l’ordre du jour, Service Public indique d’adresser au syndic une lettre recommandée avec accusé de réception, avec une résolution par candidat et les projets de contrat. Ces contrats sont joints à la convocation. La désignation se vote à la majorité de l’article 25, soit la majorité des voix de tous les copropriétaires. Notre guide des majorités en assemblée générale explique aussi les conditions d’un éventuel second vote.

Coordonnez ce dossier avec la préparation de l’assemblée générale. En cas de changement, faites préciser les dates de fin et de prise d’effet des contrats pour assurer la continuité de gestion. Gardez une liste des dossiers à transmettre : travaux engagés, factures en attente, demandes ouvertes et prochaines échéances.

Le rôle du conseil reste celui décrit dans notre article sur ses missions et limites : préparer, comparer et éclairer la décision des copropriétaires.

Sources

Références consultées le 1er novembre 2026 :

• Service Public — Syndic de copropriété : obligation de mise en concurrence et garanties professionnelles.
• ANIL — Syndic de copropriété : désignation, dispenses et rémunération.
• Service Public — Changer de syndic en fin de mandat : pièces à réunir, inscription à l’ordre du jour et vote.

La grille et les questions proposées constituent une méthode de préparation à adapter à votre copropriété.